Última actualización: 8 de octubre de 2026 · Versión 1.2

Aviso de Privacidad · Xokai

1. Identidad y domicilio del responsable

Xokai es una plataforma de gestión escolar, disponible en la web y en la aplicación móvil «Xokai» para iPhone y Android, operada por Edgar Ezdraz Baez de la Peña (persona física), con domicilio en Cantabria 730, Tlajomulco de Zúñiga, Jalisco, México, C.P. 45645, y correo electrónico de contacto privacidad@xokai.app. En este Aviso, «Xokai» se refiere a quien opera la plataforma.

Cuando se constituya la sociedad que operará Xokai (una S. de R.L. de C.V.), esta asumirá los derechos y obligaciones de este Aviso, y se publicará una nueva versión con sus datos.

1.1 Rol de Xokai en el tratamiento de datos

Es importante distinguir dos roles bajo la LFPDPPP:

La institución educativa (cada escuela que contrata Xokai) actúa como Responsable de los datos personales de su comunidad (alumnos, tutores, personal). Es quien decide sobre el tratamiento.
Xokai actúa como Encargado, es decir, trata los datos personales por cuenta y bajo las instrucciones de la institución educativa, conforme al convenio de tratamiento de datos suscrito entre ambas partes.

Este Aviso de Privacidad describe el tratamiento que Xokai realiza como Encargado, así como el tratamiento de los datos de las personas que contratan o navegan directamente los servicios de Xokai (por ejemplo, directores que solicitan una demostración).

2. Datos personales que se recaban

Dependiendo de su relación con la plataforma, Xokai puede tratar las siguientes categorías de datos:

2.1 De personal de las instituciones (maestros, coordinadores, administrativos)

Nombre completo, correo electrónico, teléfono, puesto, RFC (cuando aplica para facturación), nivel y grupo asignado.

2.2 De tutores y responsables

Nombre completo, correo electrónico, teléfono, relación con el alumno, identificación oficial (para validación de recogida), RFC y datos fiscales (cuando se requiere facturación CFDI).

2.3 De alumnos (datos de menores de edad)

Nombre completo, fecha de nacimiento, CURP, grupo asignado, fotografía (cuando la institución lo habilita), y datos sensibles de salud como alergias y notas médicas relevantes para su cuidado durante la jornada escolar.

El tratamiento de datos de menores y de datos sensibles de salud requiere consentimiento expreso del padre, madre o tutor, y medidas de seguridad reforzadas. Ver sección 6.

2.4 Datos de uso y operación

Registros de la salida (quién recoge a cada alumno y a qué hora), comunicaciones enviadas y leídas, pagos y estados de cuenta, firmas de documentos, y bitácoras de actividad en la plataforma.

2.5 Datos de navegación

Dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, e información de cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento de la plataforma.

2.6 Datos de la aplicación móvil

Ubicación, solo en la Salida. Cuando la persona usuaria avisa en la sección «Salida» que va en camino a recoger a un alumno, la aplicación usa la ubicación de su teléfono, también con la pantalla bloqueada, hasta que la escuela entrega al alumno, se cancela el aviso o pasan dos horas. La aplicación calcula en el teléfono la distancia al punto de salida de la escuela y envía a Xokai solo esa distancia y su precisión: no envía ni guarda las coordenadas ni el recorrido. La escuela y, en su caso, los tutores del alumno ven únicamente si la persona va en camino, está cerca o está en la puerta. Fuera de la Salida, la aplicación no usa la ubicación. El personal de la institución también usa la ubicación de su teléfono cuando marca el punto de salida de la escuela.
Permiso de ubicación. La persona puede negar o retirar el permiso en la configuración de su teléfono. En ese caso puede avisar su llegada sin compartir su ubicación.
Notificaciones. Si la persona lo autoriza en su teléfono, Xokai guarda un identificador del dispositivo y su nombre para enviarle las notificaciones de su escuela, como los avisos y la Salida. Al cerrar sesión en ese teléfono, el identificador se da de baja.
Cámara y fotos. La aplicación abre la cámara o la galería solo cuando la persona elige adjuntar una foto o un documento.

3. Finalidades del tratamiento

3.1 Finalidades primarias (necesarias para el servicio)

Operar la gestión escolar: recogida de alumnos, comunicación familia–escuela, asistencia, calendario, cobranza y emisión de comprobantes fiscales.
Autenticar el acceso de usuarios mediante enlaces de acceso seguro (magic link) o contraseña.
Garantizar la seguridad de los menores durante el proceso de recogida.
Durante la Salida, mostrar a la escuela y a los tutores del alumno si quien lo recoge va en camino, está cerca o en la puerta, y enviar al teléfono las notificaciones de la escuela.
Cumplir obligaciones legales, fiscales y administrativas.

3.2 Finalidades relacionadas con funciones de inteligencia artificial

Xokai incorpora funciones asistidas por inteligencia artificial para mejorar la operación escolar. Estas funciones pueden incluir:

Generación asistida de borradores de comunicaciones y avisos.
Búsqueda y consulta en lenguaje natural sobre información de la propia institución.
Identificación de patrones operativos (por ejemplo, recordatorios de pagos o lecturas pendientes de avisos).

Sobre estas funciones, Xokai se compromete a que:

Los datos personales no se utilizan para entrenar modelos de inteligencia artificial de terceros ni modelos propios de uso generalizado.
El procesamiento con IA se realiza únicamente para generar resultados dentro de la propia institución que es Responsable de los datos.
Cuando se utilicen proveedores de modelos de IA, estos operarán bajo acuerdos que prohíban la retención y el uso de los datos para fines distintos a prestar el servicio a Xokai.
El usuario podrá identificar cuándo un contenido fue generado con asistencia de IA.

3.3 Finalidades secundarias (opcionales)

Envío de información sobre nuevas funciones o mejoras de la plataforma.
Encuestas de satisfacción y mejora del servicio.

Usted puede oponerse a las finalidades secundarias enviando una solicitud a privacidad@xokai.app sin que ello afecte la prestación del servicio principal.

4. Transferencias de datos

Xokai no vende ni comercializa datos personales. Las transferencias que se realizan son las estrictamente necesarias para operar el servicio:

Destinatario	Finalidad	Ubicación
Proveedor de infraestructura en la nube (Supabase / hosting)	Almacenamiento y procesamiento de datos	Estados Unidos
Proveedor de procesamiento de pagos	Cobranza y conciliación	Por definir
Proveedor de timbrado fiscal (CFDI)	Emisión de comprobantes fiscales	México
Proveedor de modelos de inteligencia artificial	Funciones asistidas por IA	Por definir
Proveedor de mensajería (correo / WhatsApp)	Notificaciones a la comunidad	Por definir
Servicios de notificaciones (Expo, Apple y Google)	Entregar las notificaciones al teléfono	Estados Unidos

5. Medios para ejercer derechos ARCO

Usted tiene derecho a Acceder, Rectificar, Cancelar u Oponerse al tratamiento de sus datos personales (derechos ARCO), así como a revocar su consentimiento.

Para ejercerlos, envíe una solicitud a privacidad@xokai.app que incluya:

Nombre completo y medio para recibir respuesta.
Documento que acredite su identidad.
Descripción clara de los datos y el derecho que desea ejercer.

Para pedir que se elimine su cuenta de Xokai y sus datos (también los de la aplicación móvil), envíe la solicitud a privacidad@xokai.app con los datos de arriba, o pídalo a su escuela.

Xokai dará trámite en coordinación con la institución educativa que sea Responsable de los datos, dentro de los plazos que marca la ley.

Nota: cuando los datos pertenecen a la comunidad de una institución educativa, la solicitud puede canalizarse directamente con dicha institución, que es la Responsable. Xokai prestará el apoyo técnico necesario.

Conservación. Xokai conserva los datos mientras la institución use la plataforma o hasta que se pida su cancelación. Al terminar el servicio, la institución puede pedir la exportación de sus datos, y Xokai los elimina conforme al convenio de tratamiento de datos y a los plazos legales.

6. Medidas de seguridad

Xokai implementa medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger los datos personales, entre ellas:

Aislamiento por institución: cada escuela accede únicamente a sus propios datos mediante políticas de seguridad a nivel de registro (Row Level Security).
Cifrado de la información en tránsito y de datos sensibles en reposo.
Autenticación mediante enlaces de acceso seguro y contraseñas con verificación de robustez.
Bitácoras de actividad que registran accesos y acciones relevantes sobre los datos.
Protección reforzada para datos de menores y de salud.

7. Uso de cookies

Xokai utiliza únicamente cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento de la plataforma (sesión y seguridad). No se utilizan cookies de publicidad de terceros.

8. Cambios al aviso de privacidad

Xokai puede actualizar este Aviso de Privacidad. Cualquier cambio se publicará en https://www.xokai.app/privacidad indicando la fecha de la última actualización. Cuando los cambios sean sustanciales, se notificará por los medios de contacto registrados.

9. Aceptación

Al utilizar la plataforma Xokai, usted reconoce haber leído este Aviso de Privacidad y acepta el tratamiento de sus datos en los términos aquí descritos.

Para cualquier duda sobre privacidad y protección de datos: privacidad@xokai.app